Klauzula informacyjna
dla Kandydatów na pracowników i współpracowników
- Fundacja Instytut Reform z siedzibą i adresem korespondencyjnym: ul. Puławska 26/1 02-512 Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000941460, NIP: 5213951414, REGON: 520895394, e-mail: office@ireform.eu, zwana dalej Administratorem, jest administratorem danych osobowych osób fizycznych odpowiadających na ogłoszenia Administratora dotyczące potencjalnej pracy lub współpracy oraz uczestniczących w procesach rekrutacyjnych, tj. kandydatów na pracowników i współpracowników Administratora, zwanych dalej Kandydatami.
- Administrator wdrożył odpowiednie zabezpieczenia oraz środki techniczne i organizacyjne, w tym Politykę Ochrony Danych Osobowych oraz procedury, a także przeszkolił swoich pracowników, którzy w zakresie swoich obowiązków przetwarzają dane osobowe Kandydatów, w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych mając na względzie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o
ochronie danych), zwanego dalej RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2019 r., poz. 1781), zwanej dalej Ustawą, oraz inne właściwe przepisy o ochronie danych osobowych. - Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, którym jest radca prawny Martyniusz Rak, adres e-mail: iod@ireform.eu.
- Źródłem danych osobowych przetwarzanych przez Administratora są Kandydaci, tj. osoby, których dane dotyczą.
- Dane osobowe Kandydatów przetwarzane są przez Administratora w celu:
a) przeprowadzenia rekrutacji pracowników i współpracowników,
b) doprowadzenia do zawarcia umowy w razie wyboru danego Kandydata,
na potrzeby przyszłych rekrutacji, z uwzględnieniem pkt 5 lit. d tiret drugie. - Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Kandydatów jest:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność do podjęcia działań na żądanie Kandydata przed zawarciem umowy (nawiązaniem stosunku pracy), lub
b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. niezbędność do wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym w szczególności przetwarzania
katalogu danych osobowych Kandydata wskazanych w art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanej dalej Kodeksem pracy,
lub
c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń do czasu ich
przedawnienia lub do czasu zakończenia właściwych postępowań, jeśli zostały one wszczęte w tym okresie, co dotyczy w szczególności
ewentualnych roszczeń Kandydata dotyczących rzekomego naruszenia zasad równego traktowania w procesie rekrutacji, albo – gdy powyższe podstawy nie mają zastosowania –
art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgoda Kandydata na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach, co dotyczy w szczególności:
– przetwarzania dodatkowych danych osobowych wykraczających poza zakres, o którym mowa w art. 221 § 1 Kodeksu pracy, a także informacji
o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego wykształcenia nawet wówczas, gdy nie jest to niezbędne do
wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonych stanowisku – w tym przypadku zgoda wyrażona jest w postaci wyraźnego
działania potwierdzającego poprzez zamieszczenie tych danych w swoim CV, liście motywacyjnym lub wiadomości e-mail adresowanej do
Administratora albo w postaci oświadczenia Pracownika wystosowanego na wniosek Administratora lub z inicjatywy Kandydata,
– przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych) Kandydata, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, a także
przetwarzania danych Kandydata na potrzeby przyszłych rekrutacji przez okres nie dłuższy niż dwa lata – w tym przypadku zgoda wyrażona
jest w postaci oświadczenia obejmującego wyraźną zgodę na takie przetwarzanie wystosowanego z inicjatywy Pracownika. - Podanie przez Kandydata danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów, o których mowa w pkt 4 powyżej. W szczególności
Administrator ma prawo żądać od Kandydatów podania oraz udokumentowania danych osobowych wskazanych w art. 221 § 1 Kodeksu pracy, co jest
niezbędne do uczestnictwa przez Kandydata w procesie rekrutacyjnym oraz – w razie jego wyłonienia – stanowi warunek zawarcia umowy (nawiązania
stosunku pracy), dlatego niepodanie tych danych skutkuje niemożnością uczestnictwa Kandydata w rekrutacji. Kandydat sam decyduje czy i w jakim
zakresie zamierza przekazać szerszy zakres danych osobowych niż te wskazane w zdaniu poprzedzającym, z uwzględnieniem pkt 5 lit. d powyżej. - Zgodnie z zasadą minimalizacji, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, Administrator przetwarza wyłącznie te kategorie danych osobowych, które
są niezbędne do osiągnięcia celów, o których mowa w pkt 4 powyżej. - Brak zgody, o której mowa w pkt 5 lit. d powyżej, lub jej wycofanie, nie będzie stanowić podstawy do niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej
się o zatrudnienie, a także nie będzie powodować dla takiej osoby jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, w tym w szczególności nie będzie
rozpatrywany jako przyczyna uzasadniająca odmowę zatrudnienia. - Administrator nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim bez wyraźnej zgody Kandydata. Dane osobowe bez zgody Kandydata mogą być
udostępniane wyłącznie podmiotom posiadającym stosowne umocowanie w obowiązujących przepisach prawa, w tym w szczególności organom
administracji, organom podatkowym, organom ścigania i innym uprawnionym podmiotom. - Dane osobowe Kandydatów mogą być powierzane do przetwarzania firmom informatycznym świadczącym usługi hostingowe, obsługującym domeny
internetowe oraz zajmującym się obsługą systemów komputerowych (zwanymi dalej Podmiotami przetwarzającymi), z których korzysta
Administrator. W takiej sytuacji Administrator zawiera z Podmiotami przetwarzającymi umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a
Podmioty przetwarzające przetwarzają powierzone dane osobowe, ale wyłącznie na potrzeby, w zakresie i w celach wskazanych w umowie
powierzenia. - Dane osobowe Kandydatów nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych w rozumieniu przepisów RODO. W przypadku,
gdyby takie przekazywanie miało mieć miejsce, wówczas Kandydaci zostaną o tym uprzednio poinformowani, a Administrator będzie stosować
zabezpieczenia, o których mowa w rozdziale V RODO, co w szczególności może obejmować zamieszczanie w umowach z podmiotami z państw trzecich,
którym dane osobowe miałyby zostać przekazane, standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską. - Administrator przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do osiągnięcia celów wskazanych w pkt 4 powyżej. Dane osobowe mogą być
przetwarzane przez okres dłuższy niż wskazany w niniejszym punkcie, w przypadku, gdy taki obowiązek nałożony na Administratora wynika ze
szczególnych przepisów prawa, z uwzględnieniem pkt 13 poniżej. - W przypadku wyrażenia przez Kandydata zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, o której mowa w pkt 5 lit. d
tiret drugie powyżej, Administrator będzie przetwarzał takie dane we wskazanym celu przez okres dwóch lat od dnia wyrażenia takiej zgody lub do
czasu wycofania zgody przez Kandydata przed upływem tego okresu, co nie będzie wpływać na zgodne z prawem przetwarzanie danych przed
wycofaniem zgody. - Kandydat ma prawo do:
a) bycia informowanym o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z art. 12 RODO,
b) dostępu do swoich danych osobowych zgodnie z art. 15 RODO,
c) poprawiania, uzupełniania, uaktualniania, sprostowania danych osobowych zgodnie z art. 16 RODO,
d) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) zgodnie z art. 17 RODO,
e) ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO,
f) przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO,
g) wniesienia sprzeciwu od przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 21 RODO,
h) niepodlegania profilowaniu zgodnie z art. 22 w zw. z art. 4 pkt 4 RODO,
z uwzględnieniem zasad korzystania i realizowania tych uprawnień wynikających z przepisów RODO. - W przypadku podstawy prawnej, o której mowa w pkt 5 lit. d powyżej, Kandydat ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na
zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z uwzględnieniem pkt 7 powyżej. - Poza uprawnieniami, o których mowa w dwóch punktach poprzedzających, Kandydat ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. do
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), o którym mowa w art. 77 RODO, jeżeli sądzi, że przetwarzanie jego danych osobowych przez
Administratora narusza przepisy RODO. - Dane osobowe Kandydatów nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, przez Administratora w rozumieniu
przepisów RODO. - Wszelkie zapytania, wnioski i skargi związane z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora oraz z realizacją uprawnień, o których mowa
w pkt 15-16 powyżej, zwane dalej Zgłoszeniami, należy kierować na następujący adres e-mail Inspektora Ochrony Danych: iod@ireform.eu lub w
formie pisemnej na następujący adres Administratora: ul. Puławska 26/1, 02-512 Warszawa. - Zgłoszenie powinno zawierać: dane osoby lub osób, ono dotyczy, zdarzenie będące powodem Zgłoszenia, a także – w miarę możliwości – treść żądania,
podstawę prawną żądania oraz oczekiwany sposób załatwienia sprawy. - Każdy stwierdzony przypadek naruszenia bezpieczeństwa jest dokumentowany, a w razie wystąpienia przypadków określonych w przepisach RODO
lub Ustawy, o takim naruszeniu przepisów o ochronie danych osobowych informowane są – jeżeli ma to zastosowanie – osoby, których dane dotyczą
(tj. Kandydaci), oraz Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
